Prompts schreiben: Sechs Bausteine für bessere KI-Antworten im Beruf
«Schreib mir eine E-Mail» liefert meist eine Standardantwort, die nicht zu dir passt. Wer KI-Werkzeuge im Beruf nutzt, merkt schnell: Die Qualität der Antwort hängt stark von der Frage ab. Ein Prompt ist die Anweisung an die KI. Mit sechs Bausteinen formulierst du sie so, dass du brauchbare Entwürfe erhältst. Die Beispiele sind erfunden.
Die sechs Bausteine
- Rolle: Wer soll die KI sein? «Du bist Teamleiterin im Versand eines Grosshändlers.»
- Aufgabe: Was genau soll sie tun? «Schreibe eine Antwort auf diese Reklamation.»
- Kontext: Was muss sie wissen? Hintergrund, Zielgruppe, Rahmenbedingungen.
- Format: Wie soll die Antwort aussehen? «Maximal 120 Wörter, höflich, in drei Absätzen.»
- Beispiele: Zeige ein gutes Beispiel oder einen gewünschten Ton.
- Grenzen: Was soll sie nicht tun? «Keine Zusagen zu Entschädigungen machen.»
Nicht jeder Prompt braucht alle sechs Teile. Je anspruchsvoller die Aufgabe, desto mehr hilft der Kontext.
Vorher-Nachher: Eine Kundenantwort
Schwacher Prompt: «Antworte auf die Reklamation.»
Besserer Prompt: «Du bist Teamleiterin im Kundendienst. Schreibe eine Antwort auf folgende Reklamation: Ein Kunde hat zwei von zehn Kartons beschädigt erhalten. Wir haben die Fotos geprüft und senden Ersatz. Ton: freundlich, sachlich. Länge: höchstens 120 Wörter. Mache keine Aussagen zu Entschädigungen. Schliesse mit einer klaren Information über den nächsten Schritt.»
Der zweite Prompt liefert in der Regel einen brauchbaren Entwurf, den du nur noch anpassen musst.
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Vorher-Nachher: Eine Besprechungsnotiz
Schwach: «Fasse das Protokoll zusammen.» Besser: «Fasse die folgende Besprechungsnotiz in drei Teilen zusammen: Beschlüsse, offene Fragen, Aufgaben mit Verantwortlichen und Termin. Verwende Stichpunkte. Wenn ein Termin fehlt, schreibe «Termin offen».»
Die Struktur der Antwort bestimmst du, nicht die KI.
Schritt für Schritt statt alles auf einmal
Bei komplexen Aufgaben lohnt sich ein Dialog:
- Bitte um einen ersten Entwurf.
- Gib präzise Rückmeldung: «Kürzer. Den zweiten Absatz konkreter, mit einem Beispiel.»
- Bitte um Alternativen: «Gib mir zwei weitere Formulierungen für den Schluss.»
Das ist meist schneller, als den perfekten Prompt zu suchen.
Ergebnisse prüfen
KI-Antworten klingen überzeugend, auch wenn sie falsch sind. Prüfe deshalb:
- Fakten und Zahlen: Rechne nach, vergleiche mit Quellen.
- Namen, Daten und Zitate: Sie werden gelegentlich erfunden.
- Ton und Inhalt: Passt der Text zu deinem Betrieb und zur Person?
- Vollständigkeit: Fehlt etwas Wichtiges?
Verantwortlich bleibst du. Behandle die Antwort wie einen Entwurf einer Praktikantin: hilfreich, aber zu prüfen.
Was du nicht eingeben solltest
Gib keine vertraulichen Daten in öffentliche KI-Dienste ein: keine Kundendaten, Personalakten, Geschäftsgeheimnisse oder Passwörter. Anonymisiere Beispiele oder ersetze Namen durch Platzhalter. Frage in deinem Betrieb, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Regeln gelten. Mehr dazu im Artikel zu Datenschutz und Copilot.
Übung: Verbessere diesen Prompt
Schwach: «Mach eine Excel-Formel.» Besser: «Ich habe in Excel eine Tabelle mit Spalte A (Lieferant), Spalte B (Menge) und Spalte C (Preis). Schreibe eine Formel, die die Gesamtmenge für den Lieferanten «Muster AG» berechnet. Erkläre die Formel in zwei Sätzen und nenne die Funktion auch auf Englisch.» Erwartet wird zum Beispiel SUMMEWENN. Prüfe die Formel an einer Beispieltabelle.
Häufige Fragen
Muss ich Prompts auswendig lernen?
Nein. Lege dir einige Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben an und passe sie an.
Verstehen KI-Tools Deutsch?
Ja, meist gut. Schreibe so klar wie möglich und nenne Fachbegriffe, wenn sie wichtig sind. Prüfe Schweizer Schreibweise und Ausdrücke.
Sind Prompts ein Beruf?
Das Schreiben guter Prompts ist vor allem eine Alltagskompetenz: klar denken, klar formulieren, kritisch prüfen.
Quellen und weiterführende Links
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