Microsoft Copilot und Datenschutz: Was du eingeben darfst und was nicht
Microsoft Copilot kann Texte entwerfen, Besprechungen zusammenfassen und Tabellen auswerten. Gleichzeitig greift es auf Daten zu. Bevor du es im Betrieb einführst, solltest du wissen, wie der Datenschutz gestaltet ist. Dieser Artikel zeigt die wichtigsten Fragen und eine Checkliste für den Start. Er ist keine Rechtsberatung. Prüfe Details bei deiner IT, deiner Datenschutzberatung und in den aktuellen Bedingungen von Microsoft.
Zwei Dinge unterscheiden
Der Name «Copilot» steht für mehrere Angebote. Wichtig ist der Unterschied zwischen:
- Copilot mit Geschäftskonto: Du meldest dich mit dem Arbeitskonto deiner Organisation an. Die Nutzung unterliegt den Vereinbarungen deines Betriebs mit Microsoft und seinen Einstellungen.
- Privater Copilot: Du nutzt ihn mit einem privaten Konto. Hier gelten andere Bedingungen. Gib keine Firmendaten ein.
Welche Variante in deinem Betrieb erlaubt ist, legt die IT fest.
Was Copilot sehen kann
Microsoft 365 Copilot arbeitet mit den Daten, auf die du Zugriff hast: E-Mails, Dateien, Chats, Kalender. Er umgeht keine Berechtigungen, zeigt aber alles, was für dich freigegeben ist. Das hat eine praktische Folge: Wenn in deinem Betrieb Dateien zu grosszügig geteilt sind, etwa ein Ordner mit Lohnlisten für «alle», kann Copilot sie in Antworten verwenden. Deshalb gilt: Erst Berechtigungen prüfen, dann einführen.
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Datenschutzfragen vor der Einführung
- Welche Personendaten werden bearbeitet? Mitarbeitende, Kundschaft, Lieferanten. Das Datenschutzgesetz (DSG) schützt Personendaten.
- Wer ist verantwortlich? Der Betrieb bleibt für die Datenbearbeitung verantwortlich, auch wenn ein Dienstleister beteiligt ist.
- Wo werden die Daten bearbeitet? Prüfe Verträge und Angaben des Anbieters zu Standorten und Unterauftragnehmern.
- Wie wird informiert? Mitarbeitende und betroffene Personen sollen wissen, was mit ihren Daten geschieht.
- Wie lange werden Daten gespeichert? Kläre Aufbewahrungsregeln für Protokolle und Eingaben.
Microsoft beschreibt seine Datenschutzzusagen für Geschäftskunden in seinen Vertragsunterlagen. Lies sie für deine Lizenz, anstatt dich auf Zusammenfassungen zu verlassen.
Regeln für Eingaben
Lege im Betrieb einfache Regeln fest, die alle verstehen:
- Erlaubt: Entwürfe für Standardkorrespondenz ohne Personenbezug, Zusammenfassungen eigener Notizen, Formelhilfe, Strukturvorschläge.
- Vorsicht: Texte mit Kundennamen, Personalangaben oder Verträgen. Nur mit freigegebenem Werkzeug und erst nach Klärung.
- Nicht erlaubt: Besonders schützenswerte Personendaten (etwa Gesundheitsdaten), Passwörter, Geschäftsgeheimnisse in nicht freigegebenen Diensten.
Ergänze die Regeln mit Beispielen aus deinem Alltag. Ein Merkblatt auf einer Seite genügt.
Checkliste für den Pilotstart
| Schritt | Frage | Erledigt |
|---|---|---|
| 1 | Sind Berechtigungen in SharePoint, Teams und OneDrive überprüft? | |
| 2 | Gibt es eine Richtlinie für KI-Nutzung? | |
| 3 | Sind Pilotgruppe und Ziele definiert? | |
| 4 | Wurden Mitarbeitende geschult (Prompts, Prüfen, Grenzen)? | |
| 5 | Ist die Rückmeldung geregelt (Probleme, Fehler, Verbesserungen)? | |
| 6 | Wurde die Datenschutzberatung einbezogen? |
Starte mit einer kleinen Gruppe und halte fest, was funktioniert. Weite erst aus, wenn die Regeln im Alltag funktionieren.
Ergebnisse prüfen bleibt Pflicht
Auch mit Copilot bleiben Antworten Entwürfe. Prüfe Zahlen, Namen und Aussagen, bevor du sie weitergibst. Besonders bei Verträgen, Kundenaussagen und Personalthemen gilt: Der Mensch entscheidet und verantwortet.
Übung: Dürfen wir das eingeben?
Fall: Eine Mitarbeitende möchte eine Kundenreklamation mit Name, Adresse und Rechnungsnummer von Copilot zusammenfassen lassen. Vorgehen: Frage, ob der Betrieb ein freigegebenes Copilot mit Geschäftskonto nutzt. Wenn ja, kann dies im Rahmen der Regeln zulässig sein, denn die Daten bleiben im Arbeitsumfeld. Wenn nicht, anonymisiere den Text (Name, Adresse und Nummer durch Platzhalter ersetzen). Dokumentiere die Regel für das Team.
Häufige Fragen
Ist Copilot automatisch DSG-konform?
Nein. Die Einhaltung hängt von Konfiguration, Verträgen und Nutzung ab. Der Betrieb bleibt verantwortlich.
Darf ich Kundendaten eingeben?
Nur im Rahmen der Regeln deines Betriebs und mit einem freigegebenen Werkzeug. Frage bei Unsicherheit die IT oder die Datenschutzberatung.
Was kostet Copilot?
Das hängt von Lizenzmodell und Betrieb ab. Frage deine IT oder deinen Microsoft-Partner.
Quellen und weiterführende Links
- Eidg. Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)
- Microsoft Learn: Dokumentation zu Microsoft 365 Copilot
Weiterlernen auf e-learning.place
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- Passender Kurs: Microsoft Copilot im Beruf: Lizenzen, Apps, Agenten, Datenschutz und Einführung im Unternehmen.
- Weiterer Kurs: KI-Akademie: Künstliche Intelligenz im Beruf: KI verstehen, sicher einsetzen und verantworten.
- Weiterer Kurs: Cyber-Security im KMU: Angriffe erkennen, Daten schützen und richtig reagieren.
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