Pivot-Tabelle in Excel erstellen: Anleitung in sieben Schritten
Eine Pivot-Tabelle fasst grosse Datenmengen zusammen, ohne dass du Formeln schreiben musst. Du ziehst Felder an die richtigen Stellen und erhältst Summen, Anzahlen oder Durchschnitte pro Kategorie. Dieser Artikel zeigt dir den Weg in sieben Schritten mit einem Beispiel aus dem Lager.
Das Beispiel
Eine Tabelle enthält Lieferungen mit den Spalten Datum, Lieferant, Artikel, Menge und Kosten. Es sind einige hundert Zeilen. Die Fragen: Wie viel wurde pro Lieferant geliefert? Wie entwickeln sich die Kosten pro Monat?
Schritt 1: Daten vorbereiten
Gute Ergebnisse brauchen saubere Rohdaten:
- Eine Zeile pro Vorgang, keine verbundenen Zellen.
- Eine Überschrift pro Spalte, eindeutig und ohne Leerzellen in der Kopfzeile.
- Keine leeren Zeilen in der Tabelle.
- Einheitliche Formate: Datum als Datum, Zahlen als Zahlen, nicht als Text.
Formatiere die Daten als Tabelle (Strg+T). So wächst die Pivot-Tabelle mit neuen Zeilen mit.
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Schritt 2: Pivot-Tabelle einfügen
Klicke in die Tabelle und wähle Einfügen, PivotTable. Excel schlägt den Datenbereich vor. Bestätige und wähle ein neues Tabellenblatt.
Schritt 3: Felder anordnen
Rechts siehst du die PivotTable-Felder und vier Bereiche:
- Zeilen: Was untereinander stehen soll, zum Beispiel Lieferant.
- Spalten: Was nebeneinander stehen soll, zum Beispiel Monat.
- Werte: Was berechnet wird, zum Beispiel Summe der Menge.
- Filter: Mit welcher Auswahl du die Auswertung einschränkst.
Ziehe Lieferant in Zeilen und Menge in Werte. Du siehst sofort die Summe der Menge pro Lieferant.
Schritt 4: Berechnung ändern
Excel wählt meist die Summe. Klicke im Bereich Werte auf das Feld und wähle Wertfeldeinstellungen. Hier stellst du Anzahl, Mittelwert, Maximum oder prozentuale Anteile ein. Beispiel: Mit Anzahl zählst du die Lieferungen pro Lieferant, nicht die Menge.
Schritt 5: Nach Monaten gruppieren
Ziehe Datum in Zeilen oder Spalten. In neueren Excel-Versionen gruppiert Excel Datumsfelder oft automatisch nach Monaten und Jahren. Falls nicht: Rechtsklick auf ein Datum, Gruppieren, und Monate sowie Jahre wählen. So siehst du Kosten pro Monat.
Schritt 6: Datenschnitt hinzufügen
Ein Datenschnitt (englisch Slicer) ist ein Filter mit Schaltflächen. Klicke in die Pivot-Tabelle und wähle PivotTable-Analyse, Datenschnitt einfügen, dann zum Beispiel das Feld Lieferant. Mit einem Klick siehst du die Zahlen nur für einen Lieferanten. Das eignet sich gut für Berichte, die andere bedienen.
Schritt 7: Aktualisieren und prüfen
Eine Pivot-Tabelle aktualisiert sich nicht automatisch, wenn du Rohdaten änderst. Klicke mit der rechten Maustaste in die Pivot-Tabelle und wähle Aktualisieren oder drücke Alt+F5. Prüfe das Ergebnis zudem mit einer Stichprobe: Rechne eine Zahl mit SUMMEWENN nach und vergleiche.
Typische Fehler
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Zahlen werden gezählt statt summiert | Zahlen sind als Text gespeichert | Format in der Quelle auf Zahl ändern |
| Leere Einträge in der Pivot-Tabelle | Leere Zellen in der Quelle | Fehlende Daten ergänzen oder Zeilen entfernen |
| Neue Zeilen fehlen | Quellbereich nicht erweitert | Quelle als Tabelle formatieren, dann aktualisieren |
| Datum lässt sich nicht gruppieren | Ein Datum ist als Text gespeichert | Werte in echtes Datum umwandeln |
Wann sich etwas anderes lohnt
Für wiederkehrende Auswertungen mit grossen Datenmengen oder mehreren Quellen lohnt sich Power Query, das Daten automatisch aufbereitet. Für Datenbanken mit Beziehungen ist SQL oder das Datenmodell von Excel eine Alternative. Beginne aber mit der Pivot-Tabelle, sie löst viele Alltagsfragen.
Übung: Welche Felder gehören wohin?
Aufgabe: Wie viele Lieferungen gab es pro Lieferant und Monat? Lösung: Lieferant in Zeilen, Datum (nach Monaten gruppiert) in Spalten, ein beliebiges Feld (zum Beispiel Artikel) in Werte mit der Einstellung Anzahl. Prüfe das Ergebnis, indem du für einen Lieferanten und einen Monat die Zeilen von Hand zählst.
Häufige Fragen
Kann ich Pivot-Tabellen auch in Google Tabellen erstellen?
Ja, Google Tabellen bietet eine ähnliche Funktion. Der Ablauf unterscheidet sich im Detail.
Warum zeigt die Pivot-Tabelle falsche Zahlen?
Meist liegen Formatfehler oder doppelte Einträge in den Rohdaten vor. Prüfe zuerst die Quelle.
Wie lerne ich das am besten?
Mit eigenen Daten. Beginne mit einer Frage («Was kostet jeder Lieferant im Monat?») und baue die Tabelle dafür.
Quellen und weiterführende Links
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