Excel-Formeln lernen: Die zehn wichtigsten für den Beruf
Wer im Büro oder im Lager mit Zahlen arbeitet, kommt um Excel kaum herum. Sehr viele Aufgaben lassen sich mit zehn Formeln lösen. Hier lernst du sie an einem kleinen Beispiel kennen, mit deutschen und englischen Funktionsnamen, damit du auch englische Anleitungen verstehst. Argumente trennst du in der deutschen Excel-Version mit einem Semikolon.
Das Beispiel: Eine einfache Lieferliste
Stelle dir eine Tabelle mit den Spalten A: Datum, B: Lieferant, C: Menge, D: Preis pro Stück vor. Die Daten stehen in den Zeilen 2 bis 20. Ein Tipp: Markiere die Tabelle und drücke Strg+T. Excel macht sie zur «intelligenten Tabelle», die sich beim Hinzufügen neuer Zeilen automatisch erweitert.
Die zehn Formeln
| Funktion (deutsch, englisch) | Zweck | Beispiel |
|---|---|---|
| 1. SUMME, SUM | Zahlen addieren | =SUMME(C2:C20) |
| 2. MITTELWERT, AVERAGE | Durchschnitt | =MITTELWERT(D2:D20) |
| 3. WENN, IF | Bedingung prüfen | =WENN(C2>100;"gross";"klein") |
| 4. SUMMEWENN, SUMIF | Nur addieren, wenn ein Kriterium passt | =SUMMEWENN(B2:B20;"Muster AG";C2:C20) |
| 5. ZÄHLENWENN, COUNTIF | Zellen mit Kriterium zählen | =ZÄHLENWENN(B2:B20;"Muster AG") |
| 6. XVERWEIS, XLOOKUP | Wert nachschlagen | =XVERWEIS(F2;A2:A20;D2:D20) |
| 7. INDEX und VERGLEICH, INDEX and MATCH | Nachschlagen, auch in älteren Versionen | =INDEX(D2:D20;VERGLEICH(F2;A2:A20;0)) |
| 8. WENNFEHLER, IFERROR | Fehler abfangen | =WENNFEHLER(XVERWEIS(...);"nicht gefunden") |
| 9. RUNDEN, ROUND | Auf Stellen runden | =RUNDEN(C2*D2;2) |
| 10. TEXTVERKETTEN, TEXTJOIN | Texte verbinden | =TEXTVERKETTEN(", ";WAHR;B2:B5) |
XVERWEIS gibt es in Excel für Microsoft 365 und in Excel 2021 sowie neueren Versionen. In älteren Versionen nutzt du SVERWEIS oder INDEX mit VERGLEICH. TEXTVERKETTEN ist ab Excel 2019 verfügbar.
Logi empfiehlt: Im Excel-Kurs übst du diese Formeln an Praxisbeispielen, vom Einstieg bis zu Auswertungen und Berichten. Dazu passt der Kurs Excel und Datenanalyse für den Beruf auf e-learning.place. Jetzt gratis registrieren und mit der ersten Lerneinheit starten, ohne Kreditkarte.
Einige Beispiele im Detail
Was kostet eine Lieferung? In E2 steht =C2*D2. Ziehe die Formel nach unten. Mit =SUMME(E2:E20) erhältst du die Gesamtkosten.
Wie viel haben wir bei «Muster AG» bestellt? =SUMMEWENN(B2:B20;"Muster AG";C2:C20) addiert die Mengen nur dort, wo in Spalte B der Lieferant übereinstimmt. Besser: Schreibe den Namen in eine Zelle (zum Beispiel G1) und verweise darauf: =SUMMEWENN(B2:B20;G1;C2:C20). So änderst du die Auswertung, ohne die Formel anzupassen.
Grosse und kleine Lieferungen: =WENN(C2>100;"gross";"klein") gibt je nach Menge den einen oder anderen Text zurück. Mit verschachtelten WENN-Formeln lassen sich mehrere Stufen bilden. Wird es unübersichtlich, ist eine Nachschlagetabelle besser.
Absolute und relative Bezüge
Beim Kopieren einer Formel verschiebt Excel die Zellbezüge. Soll ein Bezug fixiert bleiben, setzt du Dollarzeichen: $G$1 bleibt immer G1. Mit der Taste F4 wechselst du zwischen relativ und absolut. Dieser Punkt führt am häufigsten zu falschen Ergebnissen, wenn Formeln nach unten kopiert werden.
Typische Fehlermeldungen
| Meldung | Bedeutung | Mögliche Ursache |
|---|---|---|
| #NV | Wert nicht verfügbar | Suchwert existiert nicht in der Suchspalte |
| #BEZUG! | Ungültiger Bezug | Spalte oder Zeile gelöscht, auf die sich die Formel bezog |
| #WERT! | Falscher Datentyp | Text statt Zahl, zum Beispiel «12 Stk.» |
| #DIV/0! | Division durch null | Nenner ist leer oder null |
| #NAME? | Unbekannter Name | Tippfehler im Funktionsnamen |
Mit WENNFEHLER kannst du Fehler abfangen. Setze die Funktion aber bewusst ein, denn sie kann Fehler auch verstecken, die du beheben solltest.
So lernst du schneller
- Nutze eigene Daten. Übe mit Listen aus deinem Arbeitsalltag, sofern sie nicht vertraulich sind. Sonst baue ein Beispiel wie oben.
- Lerne eine Formel pro Tag. Wende sie an drei verschiedenen Beispielen an.
- Lies Fehlermeldungen. Sie nennen meist die Ursache.
- Benenne Bereiche. Eine «intelligente Tabelle» erlaubt Formeln wie =SUMME(Lieferungen[Menge]), die sich leichter lesen.
Übung: Schreibe die Formel
Aufgabe: Wie viele Lieferungen von «Muster AG» haben eine Menge über 100? Lösung mit ZÄHLENWENNS: =ZÄHLENWENNS(B2:B20;"Muster AG";C2:C20;">100"). Die Funktion zählt Zeilen, in denen beide Bedingungen erfüllt sind. Englisch: COUNTIFS.
Häufige Fragen
Muss ich alle Formeln auswendig kennen?
Nein. Wichtig ist, dass du weisst, welche Formel wofür geeignet ist, und dass du die Hilfe von Excel nutzen kannst. Mit Übung kommen die häufigsten von selbst.
Was ist der Unterschied zwischen SVERWEIS und XVERWEIS?
XVERWEIS ist neuer und flexibler. Mehr dazu im Artikel «XVERWEIS statt SVERWEIS».
Gibt es offizielle Hilfe?
Ja, die Microsoft-Unterstützung erklärt jede Funktion mit Beispielen.
Quellen und weiterführende Links
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