Microsoft-365-Apps im Büro: Welche App für welche Aufgabe?
Microsoft 365 enthält viele Apps, und nicht alle Beschäftigten kennen sie. Das Ergebnis: Aufgaben liegen in E-Mails, Termine werden per Telefon vereinbart, und Skizzen entstehen auf Papier. Hier ordnen wir einige Apps nach Aufgaben, damit du die passende findest. Welche Apps in deinem Betrieb verfügbar sind, hängt vom Lizenzplan ab. Frage bei deiner IT nach.
Die Aufgaben-Übersicht
| Aufgabe | Passende App | Kurz erklärt |
|---|---|---|
| Persönliche Aufgaben und Tagesplan | Microsoft To Do | Listen, Fälligkeiten, Erinnerungen, Verbindung mit Outlook |
| Ideen sammeln und Workshops | Microsoft Whiteboard | Digitale Tafel mit Notizen, Skizzen und gemeinsamer Bearbeitung |
| Termine mit Kundschaft vereinbaren | Microsoft Bookings | Online-Buchungsseite, Verfügbarkeiten, Bestätigungen |
| Abläufe und Diagramme zeichnen | Microsoft Visio | Flussdiagramme, Organigramme, Pläne |
| Kurze Videos erstellen | Microsoft Clipchamp | Videoschnitt im Browser, Vorlagen, Untertitel |
| Berichte und Briefe | Microsoft Word | Dokumente mit Formatvorlagen, Verzeichnissen und Serienbriefen |
Aufgaben im Griff: To Do
Wer seinen Tag in E-Mails trägt, verliert den Überblick. In To Do schreibst du Aufgaben auf, setzt ein Datum und gruppierst sie in Listen. Markierte E-Mails aus Outlook können als Aufgaben erscheinen. Du siehst unter «Mein Tag», was heute ansteht. Ein einfacher Start: Jeden Morgen drei Aufgaben wählen, die heute fertig sein sollen.
Logi empfiehlt: Zu mehreren Microsoft-365-Apps findest du eigene Kurse, von Microsoft To Do über Whiteboard bis Bookings und Visio. Dazu passt der Kurs Microsoft To Do auf e-learning.place. Jetzt gratis registrieren und mit der ersten Lerneinheit starten, ohne Kreditkarte.
Ideen sammeln: Whiteboard
Für eine Besprechung, ein Brainstorming oder eine Prozessskizze eignet sich ein digitales Whiteboard. Alle Teilnehmenden können gleichzeitig Notizen kleben und zeichnen, auch auf Distanz. Wichtig ist, nach dem Workshop die Resultate festzuhalten: Ergebnisse in ein Dokument übernehmen und Verantwortliche zuweisen.
Termine vergeben: Bookings
Wenn Kundschaft oft anruft, um Termine zu vereinbaren, spart eine Buchungsseite Zeit. Du legst Dienstleistungen, Verfügbarkeit und Dauer fest, und Kundinnen buchen selbst. Die Termine erscheinen im Kalender. Beachte: Kläre, welche Daten die Kundschaft eingibt, und halte dich an den Datenschutz.
Abläufe zeichnen: Visio
Ein Flussdiagramm macht einen Prozess verständlich: Wer macht was in welcher Reihenfolge? Visio bietet Formen und Vorlagen für Prozesse, Organigramme und Raumpläne. Für einfache Skizzen kann auch ein Whiteboard genügen. Visio lohnt sich bei Dokumentation, die gepflegt und weitergegeben wird.
Kurze Videos: Clipchamp
Anleitungen oder kurze Präsentationen lassen sich als Video leichter teilen als als Text. Clipchamp erlaubt Schnitt, Text-Einblendungen und Untertitel direkt im Browser. Kurz halten: Ein Video von ein bis drei Minuten pro Thema wird eher gesehen.
Eine Entscheidungshilfe in drei Fragen
- Was will ich erreichen? Aufgabe festlegen, nicht App.
- Wer ist beteiligt? Nur ich (To Do), das Team (Whiteboard) oder externe Personen (Bookings)?
- Wie lange soll das Ergebnis leben? Eine Skizze für heute (Whiteboard) oder ein Prozess, der später gepflegt wird (Visio)?
Ein kleines Beispiel aus dem Alltag
Fiktives Beispiel: Ein Handwerksbetrieb will Besichtigungstermine online anbieten (Bookings), den Ablauf eines Auftrags mit dem Team skizzieren (Whiteboard) und danach als Prozess für neue Mitarbeitende dokumentieren (Visio oder Word). Die Aufgaben der Inhaberin plant sie in To Do. Fünf Aufgaben, vier Apps, jede passend.
Übung: Zuordnen
Ordne zu: (a) Eine Kollegin soll Kundentermine selbst buchen können. (b) Das Team sammelt Ideen für die Jahresplanung. (c) Du möchtest dir die Aufgaben dieser Woche merken. Lösung: (a) Bookings, (b) Whiteboard, (c) To Do. Wenn du unsicher bist, prüfe, wer beteiligt ist und was das Ergebnis sein soll.
Häufige Fragen
Muss ich alle Apps kennen?
Nein. Beginne mit einer App, die dein grösstes Problem löst, und erweitere bei Bedarf.
Sind alle Apps in jedem Microsoft-365-Plan enthalten?
Nein. Der Umfang hängt von Plan und Lizenz ab. Frage deine IT.
Wo finde ich Anleitungen?
Bei der Microsoft-Unterstützung und in unseren Kursen zu den einzelnen Apps.
Quellen und weiterführende Links
Weiterlernen auf e-learning.place
Logi begleitet dich durch die Kurse der Plattform: mit Praxisfällen, Übungen, Lernkarten und Quiz. So wird aus diesem Artikel eine Lernroutine.
- Passender Kurs: Microsoft To Do: Aufgaben erfassen, planen, teilen und mit Outlook und Teams verbinden.
- Weiterer Kurs: Microsoft Whiteboard: Ideen sammeln, Workshops moderieren und zusammenarbeiten.
- Weiterer Kurs: Microsoft Bookings: Termine online vergeben und Buchungsseiten einrichten.
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